Một quán trà sữa có địa điểm cố định, hoạt động thường xuyên và bán đồ uống cho khách hầu như không thuộc nhóm được miễn đăng ký kinh doanh. Dưới đây là trình tự 6 bước để mở quán đúng quy định, kèm hồ sơ và những lỗi thường gặp.

Bước 1: Chọn mô hình kinh doanh phù hợp

Trước khi thuê mặt bằng, cần xác định mô hình: hộ kinh doanh hay công ty.

• Hộ kinh doanh: phù hợp quán nhỏ, một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình cùng làm, vốn đầu tư thấp, quản lý gọn. Hộ kinh doanh đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Công ty: phù hợp khi có nhiều người góp vốn, muốn mở chuỗi, gọi vốn hoặc nhượng quyền thương hiệu. Chi phí tuân thủ cao hơn nhưng thuận lợi cho hợp đồng, hóa đơn và mở rộng.

Bước 2: Kiểm tra mặt bằng trước khi ký hợp đồng

Hợp đồng thuê nhà là một trong những giấy tờ quan trọng nhất khi đăng ký kinh doanh. Cần kiểm tra:

• Mục đích sử dụng đất và giấy tờ sở hữu của chủ nhà; quán có được phép kinh doanh ăn uống tại địa chỉ đó không.
• Không nằm trong khu vực cấm kinh doanh, hành lang an toàn giao thông, khu chung cư chỉ để ở.
• Đủ điện, nước, thoát nước, thông gió; có lối thoát hiểm và khoảng cách an toàn phòng cháy.
• Thời hạn thuê tối thiểu nên từ 3–5 năm để ổn định đầu tư và thương hiệu.

Hợp đồng thuê nên có điều khoản về việc chủ nhà cung cấp giấy tờ để đăng ký kinh doanh, mức tăng giá và quyền chấm dứt hợp đồng.

Bước 3: Đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp

Với hộ kinh doanh, hồ sơ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, giấy tờ pháp lý của chủ hộ và các thành viên (nếu có), hợp đồng thuê địa điểm và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã tiếp nhận và trả kết quả; từ ngày 23/7/2026, thủ tục trực tuyến được điều chỉnh bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Khi đăng ký, chọn đúng ngành nghề. Quán trà sữa, cà phê thường thuộc nhóm 56 – Dịch vụ ăn uống, chi tiết 5630 – Dịch vụ phục vụ đồ uống. Tên hộ kinh doanh không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với hộ đã đăng ký trong cùng địa bàn.

Bước 4: Hoàn tất nghĩa vụ thuế

Từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN, nhưng vẫn phải kê khai, thông báo doanh thu thực tế và ghi sổ theo quy định. Hộ có doanh thu trên ngưỡng này nộp thuế theo tỷ lệ áp dụng cho ngành ăn uống; mức cụ thể do cơ quan thuế xác định theo quy định hiện hành.

Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ ngày 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Chủ quán vẫn cần đăng ký mã số thuế, sử dụng hóa đơn khi khách yêu cầu và lưu chứng từ nguyên liệu.

Bước 5: Bảo đảm điều kiện an toàn thực phẩm

Nghị định 46/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 26/01/2026, thay thế Nghị định 15/2018/NĐ-CP) quy định chi tiết điều kiện an toàn thực phẩm và đối tượng không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm.

Không phải quán trà sữa nào cũng phải xin giấy chứng nhận. Cơ sở nhỏ lẻ, kinh doanh không địa điểm cố định hoặc một số mô hình thức ăn đường phố có thể thuộc diện không phải cấp giấy, nhưng vẫn phải bảo đảm các điều kiện về nguồn gốc nguyên liệu, nước dùng, vệ sinh dụng cụ, bảo quản và sức khỏe nhân viên. Cần đối chiếu quy mô thực tế với Điều 34 Luật An toàn thực phẩm và Nghị định 46/2026/NĐ-CP.

Bước 6: Phòng cháy, lao động và hóa đơn

• Phòng cháy chữa cháy: trang bị bình chữa cháy, kiểm tra hệ thống điện, có lối thoát hiểm; nhiều quán nhỏ không thuộc diện thẩm duyệt thiết kế nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện và ký cam kết theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2024/NĐ-CP).
• Lao động: ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc khi thuộc đối tượng; khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên trực tiếp chế biến.
• Hóa đơn: sử dụng hóa đơn điện tử khi bán cho doanh nghiệp hoặc khi thuộc diện bắt buộc; lưu hóa đơn nguyên liệu để chứng minh nguồn gốc.

Những lỗi thường gặp

• Mở quán, chạy quảng cáo trước khi có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Thuê mặt bằng chỉ có giấy viết tay, không có hợp đồng công chứng hoặc giấy tờ chủ nhà.
• Chọn sai mã ngành, không đăng ký ngành bán đồ uống.
• Không lưu hóa đơn, hợp đồng cung cấp nguyên liệu.
• Bỏ qua an toàn thực phẩm vì cho rằng “quán nhỏ không cần”.

Checklist trước ngày khai trương

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh/mã số thuế.
• Hợp đồng thuê mặt bằng và giấy tờ địa điểm.
• Hồ sơ an toàn thực phẩm (nếu thuộc diện cấp giấy) và hồ sơ sức khỏe nhân viên.
• Hợp đồng lao động, bảo hiểm, nội quy.
• Phương án phòng cháy, bình chữa cháy, biển hiệu.
• Hóa đơn, phần mềm bán hàng, quy trình nhập – xuất – tồn.

Bài viết được tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Quy định pháp luật có thể thay đổi; trước khi triển khai, chủ quán nên đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi ý kiến luật sư hoặc cơ quan quản lý tại địa phương.